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Che cos'è la verifica documenti online?
La verifica documenti online è il processo che consente a host e property manager di raccogliere e talvolta validare i documenti di identità degli ospiti tramite strumenti digitali. Questa procedura utilizza tecnologie come la scansione OCR (Optical Character Recognition) per estrarre automaticamente i dati anagrafici necessari alla compilazione delle schedine per il Portale Alloggiati.
Il suo scopo principale è automatizzare la raccolta dati, ridurre gli errori di trascrizione manuale e snellire le procedure di check-in, in conformità con gli obblighi di identificazione previsti dall'articolo 109 del TULPS.
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di Lodgify
Come funziona
Il processo inizia tipicamente con l'invio di un link all'ospite prima del suo arrivo. Attraverso una pagina web o un'app, l'ospite carica una fotografia del proprio documento d'identità (carta d'identità, passaporto). Un software analizza l'immagine, estrae i dati anagrafici e li organizza in un formato pronto per essere importato nel Portale Alloggiati della Polizia di Stato.
È fondamentale notare che, secondo la giurisprudenza (Consiglio di Stato, sent. 9101/2025), la sola raccolta digitale del documento non è sufficiente a completare l'obbligo di identificazione. Il gestore deve sempre effettuare un controllo visivo, di persona o tramite un collegamento video in tempo reale, per accertare la corrispondenza tra l'ospite presente e il titolare del documento.
Perché è importante
Per host e property manager, la verifica documenti online permette di risparmiare tempo prezioso durante il check-in, minimizzando il rischio di errori nella comunicazione delle generalità alla Questura. Professionalizza l'accoglienza e crea un archivio digitale ordinato dei dati degli ospiti. Se usata correttamente, nel rispetto dell'obbligo di identificazione visiva, migliora l'efficienza operativa, specialmente nella gestione di più unità immobiliari, senza compromettere la conformità normativa. Il tema è ripreso in cosa può insegnarti Kim Kardashian sull’identità di marchio (verifica documenti online).
Esempi
- Un property manager invia agli ospiti un link per la pre-registrazione una settimana prima dell'arrivo, chiedendo di caricare i documenti di tutti i soggiornanti.
- Un host utilizza un'applicazione sul proprio tablet per scansionare il passaporto dell'ospite al momento del check-in di persona, compilando istantaneamente i campi per la schedina Alloggiati.
- Un sistema di self check-in che, dopo l'upload del documento, avvia una videochiamata obbligatoria con un operatore per la verifica visiva prima di comunicare il codice di accesso alla smart lock.
- Un software gestionale che estrae i dati dai documenti scansionati e genera direttamente il file di testo nel formato richiesto dal Portale Alloggiati, pronto per essere caricato.
Fonti ufficiali e riferimenti
Domande frequenti su Verifica documenti online
La verifica documenti online sostituisce il check-in di persona?+
Posso usare la verifica documenti online per il self check-in con keybox?+
I dati raccolti con la verifica online sono sufficienti per Alloggiati Web?+
Termini correlati
Check-in da remoto
Procedura che permette all'ospite di accedere all'alloggio senza incontrare il gestore, soggetta a precisi obblighi di identificazione visiva in tempo reale.
Identificazione de visu
L'identificazione de visu è l'obbligo per i gestori di accertare di persona o in video l'identità degli ospiti al loro arrivo, prima di consentire l'accesso.
Alloggiati Web
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per la comunicazione obbligatoria delle generalità degli ospiti di strutture ricettive e locazioni brevi.
Articolo 109 TULPS
L'articolo 109 del TULPS impone ai gestori di strutture ricettive di identificare gli ospiti e comunicare le loro generalità alla Polizia di Stato.