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Che cosa sono i messaggi programmati?
I messaggi programmati sono comunicazioni testuali, come email o messaggi su piattaforme, inviate automaticamente agli ospiti in momenti predefiniti del loro percorso di soggiorno. Questi messaggi vengono attivati da eventi specifici (trigger), come la conferma della prenotazione, una data vicina all'arrivo o il giorno della partenza.
L'obiettivo è fornire informazioni pertinenti e tempestive senza l'intervento manuale dell'host per ogni singola comunicazione, migliorando l'efficienza operativa e la coerenza del servizio offerto.
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di Lodgify
Come funziona
Il funzionamento si basa sulla creazione di modelli di messaggio e di regole di invio. Il gestore della struttura imposta uno o più modelli per le diverse fasi del soggiorno (es. conferma, pre-arrivo, check-out). Successivamente, associa ogni modello a una regola, o trigger, che ne determina l'invio. Un trigger comune è 'X giorni prima dell'arrivo' o 'Y ore dopo la partenza'. Il sistema gestionale (PMS) monitora le prenotazioni e, al verificarsi della condizione, invia il messaggio corrispondente, personalizzandolo con i dati dell'ospite.
Perché è importante
L'adozione di messaggi programmati permette a host e property manager di risparmiare una notevole quantità di tempo, automatizzando le comunicazioni ripetitive. Garantisce che ogni ospite riceva le informazioni essenziali in modo puntuale e uniforme, riducendo il rischio di dimenticanze o errori. Questo migliora l'esperienza dell'ospite, previene le domande più comuni e può contribuire a ottenere recensioni migliori. Una lettura di supporto è sincronizzazione messaggi vrbo.
Esempi
- Un messaggio di conferma inviato immediatamente dopo la ricezione di una nuova prenotazione.
- Una email con le istruzioni dettagliate per il check-in e i codici di accesso, inviata 48 ore prima dell'arrivo.
- Un SMS di benvenuto inviato poche ore dopo l'orario di check-in previsto, con la password del Wi-Fi.
- Un messaggio il giorno prima della partenza con un riepilogo delle procedure di check-out e un augurio di buon rientro.
- Una email inviata due giorni dopo il check-out per ringraziare l'ospite e chiedere di lasciare una recensione.
Domande frequenti su Messaggi programmati
I messaggi programmati possono essere personalizzati?+
L'uso di messaggi programmati sostituisce la comunicazione diretta con l'ospite?+
È possibile programmare messaggi anche tramite le OTA come Airbnb o Booking.com?+
Termini correlati
Automazioni
L'uso di software per eseguire in automatico attività ripetitive nella gestione di affitti brevi, dalla comunicazione con gli ospiti alla pulizia.
Inbox unificata
L'inbox unificata è uno strumento software che centralizza in un'unica interfaccia i messaggi degli ospiti provenienti da diversi canali di prenotazione.
Check-in online
Il check-in online è la procedura che permette agli ospiti di registrare il proprio arrivo e fornire i dati necessari prima di accedere all'alloggio.
Self check-in
Il self check-in è la procedura che permette agli ospiti di accedere all'alloggio in autonomia, senza l'intervento fisico del gestore al momento dell'arrivo.