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Che cosa sono le automazioni?
Le automazioni, nel settore degli affitti brevi, sono processi gestiti da un software che eseguono compiti specifici senza intervento manuale, sulla base di regole predefinite. Questi processi vengono attivati da eventi (trigger) come una nuova prenotazione, un check-in o un check-out.
L'obiettivo è ottimizzare la gestione operativa, ridurre il rischio di errori umani e liberare tempo per host e property manager. Le automazioni sono una funzionalità chiave dei moderni software gestionali (PMS) e channel manager.
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di Lodgify
Come funziona
Il funzionamento delle automazioni si basa su una logica "se... allora" (if... then). Il gestore imposta una regola nel proprio software, definendo una condizione (il "se") e un'azione conseguente (l'"allora"). Ad esempio: SE una prenotazione viene confermata, ALLORA invia un'email di benvenuto all'ospite. SE un ospite effettua il check-out, ALLORA invia una notifica all'impresa di pulizie. Queste regole, una volta impostate, operano 24/7 in modo autonomo.
Perché è importante
Le automazioni sono fondamentali per scalare l'attività di gestione extralberghiera. Permettono di gestire un numero crescente di proprietà con lo stesso livello di efficienza e qualità del servizio, garantendo comunicazioni tempestive e processi standardizzati. Riducono il carico di lavoro amministrativo, consentendo ai professionisti di concentrarsi su aspetti strategici come il marketing e la revenue management, anziché su compiti ripetitivi. Chi parte da zero può iniziare da gestione dei costi operativi per case vacanze (Strategie per host).
Esempi
- Invio automatico di messaggi programmati: conferma della prenotazione, promemoria prima dell'arrivo, istruzioni per il check-in, messaggio di benvenuto, richiesta di recensione dopo il soggiorno.
- Gestione delle pulizie: notifica automatica all'impresa di pulizie o al personale interno al momento del check-out di un ospite.
- Generazione di codici di accesso: creazione e invio automatico di codici unici per smart lock o keybox, validi solo per la durata del soggiorno.
- Automazione dei pagamenti: invio di link per il saldo o addebito automatico della seconda rata della prenotazione a una data prestabilita.
- Invio automatico dei dati degli ospiti ai portali istituzionali, come Alloggiati Web o per la rilevazione statistica ISTAT, dove supportato dal software.
Domande frequenti su Automazioni
Le automazioni possono gestire le comunicazioni con gli ospiti in modo personalizzato?+
L'automazione del check-in è legale in Italia?+
Quali sono i rischi di un'eccessiva automazione?+
Termini correlati
PMS (Property Management System)
Il PMS (Property Management System) è un software che centralizza e automatizza le operazioni di gestione di una o più strutture ricettive extralberghiere.
Messaggi programmati
I messaggi programmati sono comunicazioni automatiche inviate agli ospiti in base a eventi specifici, come la prenotazione, il check-in o il check-out.
Self check-in
Il self check-in è la procedura che permette agli ospiti di accedere all'alloggio in autonomia, senza l'intervento fisico del gestore al momento dell'arrivo.
Smart lock
Una serratura smart è un dispositivo elettronico che permette di aprire e chiudere una porta senza chiavi fisiche, usando codici, app o altri sistemi.