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Che cos'è l'inbox unificata?
L'inbox unificata, o casella di posta unificata, è una funzionalità software, tipica di un PMS (Property Management System) o di un channel manager, che aggrega in un'unica schermata tutte le conversazioni con gli ospiti. Questa casella di posta unificata raccoglie i messaggi provenienti dai diversi portali di prenotazione (OTA), dalle email e dal sito web diretto della struttura, permettendo di leggere e rispondere a tutte le comunicazioni da un unico punto senza dover accedere a ogni singolo canale.
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di Lodgify
Come funziona
L'inbox unificata si connette tramite API (Application Programming Interface) ai sistemi di messaggistica delle varie piattaforme di prenotazione. Quando un ospite invia un messaggio, per esempio tramite la chat di Airbnb, l'API lo inoltra istantaneamente all'inbox del gestore. La risposta, inviata dall'inbox unificata, viene trasmessa indietro attraverso la stessa API, apparendo all'ospite all'interno della conversazione originale sulla piattaforma. Questo processo garantisce che la cronologia completa della comunicazione sia conservata su ogni portale.
Perché è importante
Per host e property manager, l'inbox unificata è cruciale per ottimizzare la gestione delle comunicazioni. Centralizzando i messaggi, si riduce drasticamente il tempo speso a passare da una piattaforma all'altra e si minimizza il rischio di mancare una richiesta o rispondere in ritardo. Un tempo di risposta rapido è spesso un fattore premiato dagli algoritmi delle OTA, potendo così migliorare il posizionamento degli annunci e aumentare le prenotazioni.
Esempi
- Centralizzazione dei messaggi provenienti da portali come Airbnb, Booking.com e Vrbo.
- Integrazione delle richieste di informazioni ricevute tramite email o dal modulo di contatto del proprio sito web.
- Gestione delle comunicazioni pre e post soggiorno, come l'invio di istruzioni per il check-in o la richiesta di una recensione.
- Visualizzazione unificata delle conversazioni relative a più proprietà gestite da un unico property manager.
Domande frequenti su Inbox unificata
Le risposte inviate dall'inbox unificata arrivano all'ospite sulla piattaforma originale?+
Posso usare l'inbox unificata anche per le prenotazioni dirette?+
L'inbox unificata permette di automatizzare i messaggi?+
Termini correlati
PMS (Property Management System)
Il PMS (Property Management System) è un software che centralizza e automatizza le operazioni di gestione di una o più strutture ricettive extralberghiere.
Channel manager
Il channel manager è un software che sincronizza automaticamente calendari, tariffe e disponibilità di un alloggio su più portali di prenotazione online.
Automazioni
L'uso di software per eseguire in automatico attività ripetitive nella gestione di affitti brevi, dalla comunicazione con gli ospiti alla pulizia.
Messaggi programmati
I messaggi programmati sono comunicazioni automatiche inviate agli ospiti in base a eventi specifici, come la prenotazione, il check-in o il check-out.