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Che cos'è il check-in online?
Il check-in online è la procedura che consente agli ospiti di completare le formalità di registrazione prima del loro arrivo fisico presso la struttura. Attraverso un portale web, un'app o un link inviato via email, l'ospite può inserire i propri dati anagrafici, caricare una copia dei documenti d'identità e, se previsto, firmare digitalmente il contratto di locazione e pagare il saldo o il deposito cauzionale.
Questo processo automatizza la raccolta delle informazioni necessarie per gli adempimenti di legge, come la comunicazione alla Polizia di Stato, e ottimizza i tempi di accoglienza.
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di Lodgify
Come funziona
Solitamente, dopo la conferma della prenotazione, il gestore invia all'ospite un link a un modulo online sicuro. L'ospite compila i campi richiesti con le generalità di tutti i viaggiatori e carica le immagini dei documenti d'identità. Alcuni sistemi avanzati, come le integrazioni per la scansione dei documenti, utilizzano la tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) per estrarre automaticamente i dati dai documenti, riducendo gli errori manuali.
Una volta completata la procedura, i dati sono a disposizione del gestore per la comunicazione al portale Alloggiati Web e per gli altri adempimenti (ISTAT, imposta di soggiorno). A seguito del check-in online, l'host può inviare le istruzioni per l'accesso all'alloggio, che può avvenire anche in modalità self check-in, nel rispetto delle normative sull'identificazione.
Perché è importante
Per host e property manager, il check-in online rappresenta un notevole risparmio di tempo e una riduzione del lavoro amministrativo manuale. Automatizzare la raccolta dei dati minimizza il rischio di errori e garantisce di avere tutta la documentazione necessaria prima dell'arrivo, semplificando la conformità normativa. Inoltre, offre un'esperienza più fluida e moderna all'ospite, eliminando le attese e le procedure burocratiche al momento dell'ingresso nell'alloggio, specialmente in caso di arrivi in tarda serata.
Esempi
- Invio di un link per la registrazione via email o WhatsApp dopo la prenotazione.
- Utilizzo di un software gestionale (PMS) che automatizza l'invio della richiesta di check-in online.
- Estrazione automatica dei dati dei documenti d'identità per pre-compilare la schedina per Alloggiati Web.
- Richiesta del pagamento dell'imposta di soggiorno tramite carta di credito durante la procedura online.
- Completamento del modulo di registrazione da smartphone durante il viaggio verso la struttura.
Fonti ufficiali e riferimenti
Domande frequenti su Check-in online
Il check-in online sostituisce l'identificazione di persona?+
Con il check-in online, quando devo inviare le schedine ad Alloggiati Web?+
Posso usare il check-in online per riscuotere la tassa di soggiorno?+
Quali dati posso raccogliere durante il check-in online?+
Termini correlati
Self check-in
Il self check-in è la procedura che permette agli ospiti di accedere all'alloggio in autonomia, senza l'intervento fisico del gestore al momento dell'arrivo.
Identificazione de visu
L'identificazione de visu è l'obbligo per i gestori di accertare di persona o in video l'identità degli ospiti al loro arrivo, prima di consentire l'accesso.
Alloggiati Web
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per la comunicazione obbligatoria delle generalità degli ospiti di strutture ricettive e locazioni brevi.
Smart lock
Una serratura smart è un dispositivo elettronico che permette di aprire e chiudere una porta senza chiavi fisiche, usando codici, app o altri sistemi.