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Che cos'è la keybox?
La keybox, o cassetta portachiavi, è un piccolo contenitore blindato, solitamente installato a muro vicino all'ingresso di un immobile, che serve a custodire le chiavi. Si apre tramite una combinazione numerica o alfanumerica, meccanica o elettronica.
Nel settore degli affitti brevi, è uno strumento diffuso per gestire il check-in in assenza del gestore, permettendo agli ospiti di ritirare le chiavi in autonomia a qualsiasi ora.
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di Lodgify
Come funziona
Il funzionamento è semplice: il gestore inserisce le chiavi dell'alloggio nella keybox, la chiude e imposta un codice di accesso. Questo codice viene comunicato all'ospite prima del suo arrivo, di solito tramite un messaggio. L'ospite, giunto presso la struttura, digita il codice sulla cassetta per aprirla e prelevare le chiavi. Al termine del soggiorno, le chiavi possono essere ricollocate nella keybox secondo le istruzioni ricevute.
Perché è importante
La keybox è uno strumento utile per organizzare il self check-in, offrendo flessibilità a ospiti e gestori. Tuttavia, il suo utilizzo in Italia è strettamente legato agli obblighi di legge. A differenza del semplice invio di un codice, la normativa sull'identificazione de visu (art. 109 TULPS) richiede che il gestore accerti l'identità dell'ospite in tempo reale al momento dell'arrivo, di persona o tramite un collegamento video. L'uso della keybox è quindi conforme solo se avviene dopo tale verifica, non come unico passaggio del check-in. Per i dettagli operativi, vedi risorse gratuite per affitti brevi (keybox).
Esempi
- Utilizzo conforme: un host effettua una videochiamata con l'ospite all'arrivo, verifica la sua identità confrontandola con il documento inviato in precedenza e solo dopo gli comunica il codice della keybox.
- Utilizzo non conforme: un property manager invia il codice della keybox all'ospite tramite email il giorno prima dell'arrivo, senza alcun contatto visivo o verifica al momento del check-in.
- Integrazione con altri sistemi: la keybox viene usata come backup per una smart lock, fornendo una chiave fisica in caso di malfunzionamento della serratura elettronica.
- Restrizioni locali: il Comune di Firenze, con un regolamento confermato dal TAR Toscana nel 2026, ha introdotto divieti specifici sull'installazione di keybox per motivi di sicurezza e decoro urbano.
Fonti ufficiali e riferimenti
Domande frequenti su Keybox
L'uso della keybox è legale in Italia per gli affitti brevi?+
Devo comunque identificare l'ospite se uso una keybox?+
Qual è la differenza tra una keybox e una smart lock?+
Termini correlati
Identificazione de visu
L'identificazione de visu è l'obbligo per i gestori di accertare di persona o in video l'identità degli ospiti al loro arrivo, prima di consentire l'accesso.
Check-in da remoto
Procedura che permette all'ospite di accedere all'alloggio senza incontrare il gestore, soggetta a precisi obblighi di identificazione visiva in tempo reale.
Smart lock
Una serratura smart è un dispositivo elettronico che permette di aprire e chiudere una porta senza chiavi fisiche, usando codici, app o altri sistemi.
Alloggiati Web
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per la comunicazione obbligatoria delle generalità degli ospiti di strutture ricettive e locazioni brevi.