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Che cos'è il codice di accesso?
Il codice di accesso è una sequenza di numeri, lettere o simboli utilizzata per aprire una serratura elettronica (smart lock) o una cassetta di sicurezza (keybox) senza l'uso di una chiave fisica. Nel settore degli affitti brevi, questi codici sono spesso unici per ogni prenotazione e validi solo per la durata del soggiorno, consentendo agli ospiti di effettuare il check-in in autonomia.
La loro gestione è un elemento centrale delle procedure di self check-in, poiché permette di controllare gli accessi a distanza e di migliorare l'efficienza operativa.
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di Lodgify
Come funziona
Il gestore genera un codice di accesso, manualmente o tramite un sistema automatizzato, e lo comunica all'ospite prima del suo arrivo, di solito via email o messaggio. L'ospite digita il codice su un tastierino numerico posto sulla porta o sulla keybox per ottenere l'accesso.
I sistemi più avanzati permettono di creare codici temporizzati, che si attivano all'orario di check-in e si disattivano automaticamente alla fine del soggiorno, aumentando la sicurezza e il controllo sugli accessi alla proprietà.
Perché è importante
L'uso dei codici di accesso semplifica la logistica del check-in, eliminando la necessità di incontri per la consegna delle chiavi e offrendo flessibilità agli ospiti. Tuttavia, è fondamentale integrare questa tecnologia nel rispetto della normativa italiana sull'identificazione. La sola comunicazione del codice non assolve all'obbligo di identificazione dell'ospite, che deve avvenire prima di consentire l'accesso, anche tramite videochiamata. Un approfondimento utile: smart locks.
Esempi
- Un ospite arriva a tarda notte e accede all'appartamento con un codice ricevuto via email, senza disturbare l'host.
- Un property manager gestisce più appartamenti e assegna codici unici e temporanei a ogni ospite tramite un gestionale, revocando l'accesso a fine soggiorno.
- Un host invia il codice della keybox all'ospite solo dopo aver completato una videochiamata per la verifica del documento d'identità, come richiesto dalla normativa.
- Il personale delle pulizie utilizza un codice di servizio ricorrente per accedere alla struttura tra una prenotazione e l'altra.
Fonti ufficiali e riferimenti
Domande frequenti su Codice di accesso
È legale usare un codice di accesso per il self check-in in Italia?+
Il codice di accesso è sicuro?+
Cosa succede se l'ospite dimentica il codice di accesso?+
Termini correlati
Self check-in
Il self check-in è la procedura che permette agli ospiti di accedere all'alloggio in autonomia, senza l'intervento fisico del gestore al momento dell'arrivo.
Smart lock
Una serratura smart è un dispositivo elettronico che permette di aprire e chiudere una porta senza chiavi fisiche, usando codici, app o altri sistemi.
Keybox
La keybox è una cassetta di sicurezza a combinazione che custodisce le chiavi di un immobile, usata per consentire l'accesso autonomo agli ospiti.
Identificazione de visu
L'identificazione de visu è l'obbligo per i gestori di accertare di persona o in video l'identità degli ospiti al loro arrivo, prima di consentire l'accesso.