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Che cos'è il check-in in una struttura ricettiva?
Il check-in è l'insieme delle procedure che regolano l'arrivo e la registrazione di un ospite in una struttura ricettiva. Comprende l'accoglienza, la verifica dell'identità tramite un documento valido, la raccolta dei dati necessari per gli adempimenti di legge e la consegna delle chiavi o dei codici di accesso all'alloggio.
Questa fase è fondamentale non solo per l'esperienza dell'ospite, ma anche per assolvere a precisi obblighi normativi, come la comunicazione delle generalità all'autorità di pubblica sicurezza.
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di Lodgify
Come funziona
La procedura di check-in può avvenire in diversi modi. Nel check-in tradizionale, l'host o un suo incaricato accoglie l'ospite di persona, verifica i documenti, raccoglie l'imposta di soggiorno e consegna le chiavi. Per semplificare la raccolta dati, alcuni gestori usano sistemi di check-in online per acquisire i documenti prima dell'arrivo.
Nel check-in da remoto, l'accesso avviene in autonomia, ma la normativa italiana (art. 109 TULPS) impone l'identificazione visiva dell'ospite. Come chiarito dalla giurisprudenza (Cons. Stato 9101/2025), l'identificazione deve avvenire in tempo reale, di persona o tramite un videocollegamento (es. videochiamata, videocitofono). L'invio della sola foto del documento senza un controllo visivo contestuale all'arrivo non è considerato conforme.
Perché è importante
Il check-in è un momento cruciale della gestione. Una procedura corretta garantisce la conformità all'articolo 109 del TULPS, che impone l'identificazione degli ospiti e la comunicazione dei loro dati al portale Alloggiati Web, pena sanzioni penali. Dal punto di vista operativo, un check-in efficiente e ben organizzato migliora l'esperienza dell'ospite, previene problemi di accesso e pone le basi per una recensione positiva, influenzando la reputazione della struttura.
Esempi
- Check-in di persona: L'host incontra gli ospiti all'orario concordato, controlla i documenti e consegna le chiavi.
- Check-in con videocitofono: L'ospite suona, l'host risponde in video, verifica la corrispondenza tra la persona e il documento inviato in precedenza, e sblocca la porta da remoto.
- Self check-in con videochiamata: L'ospite arriva, avvia una videochiamata con il gestore che, dopo averlo identificato, gli comunica il codice della cassetta di sicurezza.
- Procedura non conforme: Il gestore invia il codice della smart lock via messaggio dopo aver ricevuto solo una foto del documento su WhatsApp, senza alcuna verifica visiva in tempo reale.
Fonti ufficiali e riferimenti
Domande frequenti su Check-in
È obbligatorio registrare tutti gli ospiti, anche i minori?+
Cosa si rischia se non si comunicano gli ospiti ad Alloggiati Web?+
Il self check-in con cassetta di sicurezza (keybox) è legale?+
Quali sono gli adempimenti da svolgere durante il check-in?+
Termini correlati
Check-in da remoto
Procedura che permette all'ospite di accedere all'alloggio senza incontrare il gestore, soggetta a precisi obblighi di identificazione visiva in tempo reale.
Identificazione de visu
L'identificazione de visu è l'obbligo per i gestori di accertare di persona o in video l'identità degli ospiti al loro arrivo, prima di consentire l'accesso.
Alloggiati Web
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per la comunicazione obbligatoria delle generalità degli ospiti di strutture ricettive e locazioni brevi.
Articolo 109 TULPS
L'articolo 109 del TULPS impone ai gestori di strutture ricettive di identificare gli ospiti e comunicare le loro generalità alla Polizia di Stato.