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Che cos'è il risponditore automatico?
Il risponditore automatico è una funzionalità software, solitamente integrata in un gestionale (PMS) o in un channel manager, che consente a host e property manager di automatizzare la comunicazione con gli ospiti. Lo strumento invia messaggi preimpostati (template) in momenti specifici del ciclo di soggiorno.
Questi invii sono attivati da trigger, ovvero eventi come la conferma di una prenotazione, l'avvicinarsi della data di arrivo, l'inizio del soggiorno o il momento del check-out. L'obiettivo è fornire informazioni pertinenti in modo tempestivo, riducendo il lavoro manuale.
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di Lodgify
Come funziona
Il funzionamento si basa su regole predefinite. L'host o il property manager crea una serie di modelli di messaggio per le diverse fasi del soggiorno (es. conferma, benvenuto, istruzioni, ringraziamento). Per ogni modello, imposta una o più condizioni di invio, come "2 giorni prima del check-in" o "1 ora dopo il check-out".
Il sistema monitora costantemente le prenotazioni e, quando una condizione viene soddisfatta, invia automaticamente il messaggio corrispondente. I messaggi possono essere personalizzati dinamicamente utilizzando segnaposto (placeholder) che vengono sostituiti con i dati specifici della prenotazione, come il nome dell'ospite, le date del soggiorno o il link per il check-in online.
Perché è importante
L'adozione di un risponditore automatico è strategica per ottimizzare la gestione operativa. Fa risparmiare tempo prezioso, eliminando la necessità di scrivere manualmente messaggi ripetitivi per ogni ospite. Garantisce una comunicazione coerente, professionale e puntuale, migliorando la percezione del servizio e l'esperienza complessiva dell'ospite. Inoltre, anticipando le domande più comuni (es. codice Wi-Fi, istruzioni per l'arrivo), riduce il carico di lavoro del supporto e previene potenziali criticità durante il soggiorno. Qui il tema è trattato passo per passo: perché il tuo software per le case vacanza.
Esempi
- Invio di un messaggio di conferma immediato dopo la prenotazione.
- Spedizione delle istruzioni per il self check-in 24 ore prima dell'arrivo, complete di codici di accesso.
- Un messaggio di benvenuto inviato poche ore dopo il check-in per assicurarsi che tutto sia in ordine.
- Un promemoria il giorno prima della partenza con le istruzioni per il check-out.
- Una richiesta di lasciare una recensione inviata il giorno dopo la partenza.
Domande frequenti su Risponditore automatico
Un risponditore automatico può sembrare impersonale?+
Cosa succede se un ospite risponde a un messaggio automatico?+
È possibile usare i risponditori automatici per tutti i canali di prenotazione?+
Termini correlati
Messaggi programmati
I messaggi programmati sono comunicazioni automatiche inviate agli ospiti in base a eventi specifici, come la prenotazione, il check-in o il check-out.
Inbox unificata
L'inbox unificata è uno strumento software che centralizza in un'unica interfaccia i messaggi degli ospiti provenienti da diversi canali di prenotazione.
Automazioni
L'uso di software per eseguire in automatico attività ripetitive nella gestione di affitti brevi, dalla comunicazione con gli ospiti alla pulizia.
PMS (Property Management System)
Il PMS (Property Management System) è un software che centralizza e automatizza le operazioni di gestione di una o più strutture ricettive extralberghiere.