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Che cos'è l'overbooking?
L'overbooking, o sovrapprenotazione, è la pratica di vendere più capacità ricettiva (camere, appartamenti, posti letto) di quella effettivamente disponibile in un dato periodo. Questa situazione può derivare da un errore gestionale o, più raramente nel settore extralberghiero, da una strategia deliberata che scommette su un certo tasso di cancellazioni o no-show.
A differenza delle doppie prenotazioni, che sono il risultato concreto del conflitto tra due o più riserve, l'overbooking indica la causa, ovvero l'azione o l'errore che ha generato il problema.
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di Lodgify
Come funziona
L'overbooking si verifica principalmente per due motivi. Il primo, più comune, è accidentale: un gestore riceve una prenotazione su un portale e non aggiorna manualmente e tempestivamente la disponibilità sugli altri canali. Il secondo motivo è strategico: un gestore di più unità identiche potrebbe vendere una capacità leggermente superiore a quella reale, confidando in una percentuale statistica di cancellazioni per massimizzare l'occupazione. L'uso di un sincronizzazione dei calendari tramite channel manager che automatizza la sincronizzazione dei calendari è lo strumento principale per prevenire gli overbooking accidentali.
Perché è importante
Gestire un overbooking ha costi significativi per host e property manager. Oltre al danno di reputazione causato da recensioni negative, le piattaforme online (OTA) possono applicare sanzioni economiche, come l'addebito dei costi per la riprotezione dell'ospite in una struttura alternativa, spesso di livello pari o superiore. Questa situazione genera stress, perdite di tempo e può compromettere il posizionamento dell'annuncio sui portali, riducendo la visibilità e le future prenotazioni.
Esempi
- Un host riceve una prenotazione su Airbnb e, prima di poter bloccare le date manualmente, ne riceve un'altra su Booking.com per lo stesso weekend.
- Un errore nella configurazione del channel manager lascia aperta la disponibilità per una notte già prenotata, generando una doppia prenotazione.
- Il gestore di un residence con 10 appartamenti identici accetta 11 prenotazioni per un ponte festivo, basandosi sull'esperienza passata che prevede almeno una cancellazione.
- Una prenotazione diretta viene confermata via email, ma il gestore dimentica di aggiornare il calendario centrale, che rimane aperto sulle OTA.
Domande frequenti su Overbooking
Come si risolve un caso di overbooking?+
Quali sono le conseguenze di un overbooking su portali come Booking.com o Airbnb?+
Come si può prevenire l'overbooking in modo efficace?+
Qual è la differenza tra overbooking e doppia prenotazione?+
Termini correlati
Doppie prenotazioni
Una doppia prenotazione si verifica quando due ospiti diversi prenotano lo stesso alloggio per le stesse date, causando un conflitto di gestione.
Channel manager
Il channel manager è un software che sincronizza automaticamente calendari, tariffe e disponibilità di un alloggio su più portali di prenotazione online.
PMS (Property Management System)
Il PMS (Property Management System) è un software che centralizza e automatizza le operazioni di gestione di una o più strutture ricettive extralberghiere.
Politica di cancellazione
La politica di cancellazione definisce le condizioni, i termini e le penali applicabili in caso di annullamento di una prenotazione da parte dell'ospite.