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¿Qué es el email de pre-llegada?
El email de pre-llegada es una comunicación digital enviada a los huéspedes en los días previos a su fecha de entrada al alojamiento. Este mensaje tiene como objetivo principal confirmar los detalles de la reserva, proporcionar las instrucciones exactas para el proceso de llegada y establecer un primer contacto directo antes de la estancia.
Generalmente, incluye la dirección exacta de la propiedad, códigos de acceso, normas básicas de la casa y recomendaciones locales. Esta herramienta de comunicación proactiva reduce la incertidumbre del viajero, minimiza las preguntas repetitivas y mejora significativamente la primera impresión sobre la profesionalidad del gestor o anfitrión.
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Cómo funciona
El envío de estos correos suele gestionarse mediante un software de gestión de propiedades equipado con una bandeja de entrada unificada que automatiza la comunicación basándose en la fecha de entrada de cada reserva. El gestor configura una plantilla estandarizada con variables dinámicas, como el nombre del huésped y las fechas exactas, que el sistema rellena automáticamente.
Típicamente, el mensaje se programa para salir entre dos y siete días antes de la llegada. Si la reserva proviene de plataformas como Airbnb o Booking.com, el mensaje se enruta a través de sus sistemas de mensajería interna, mientras que en las reservas directas llega a la bandeja de correo personal del viajero.
¿Por qué es importante?
Implementar esta estrategia de comunicación es fundamental para optimizar la operativa diaria y elevar la experiencia del huésped. Al anticiparse a las necesidades del viajero, se evitan confusiones durante la llegada, se reducen las llamadas de última hora y se fomenta una relación de confianza. Además, representa una excelente oportunidad para ofrecer servicios adicionales, una técnica clave en el marketing para alquiler vacacional, que incrementen los ingresos de la reserva.
Ejemplos
- Un correo automatizado enviado tres días antes de la llegada con el código del candado inteligente y un enlace a una guía digital del barrio.
- Un mensaje a través de la extranet de Booking.com que recuerda al huésped la necesidad de completar el registro de viajeros online antes de recibir las llaves.
- Un email de una agencia de gestión que incluye un formulario para contratar un servicio de traslado desde el aeropuerto hasta el apartamento.
Recursos oficiales y referencias
Preguntas frecuentes sobre Email de pre-llegada
¿Cuándo es el mejor momento para enviar el email de pre-llegada?+
¿Qué información es imprescindible incluir en este mensaje?+
¿Puedo automatizar estos correos si publico en varias plataformas diferentes?+
¿Es conveniente ofrecer servicios adicionales en el correo previo a la estancia?+
Términos relacionados
PMS (Property Management System)
Un PMS es un software centralizado que permite a los gestores y propietarios administrar reservas, operaciones, pagos y comunicaciones del alquiler vacacional.
Experiencia del huésped
La experiencia del huésped abarca todas las interacciones de un viajero con un alojamiento vacacional, desde la reserva hasta la salida.
Upselling
El upselling es una técnica de ventas que ofrece a los huéspedes servicios o mejoras adicionales para incrementar el valor total de su reserva.
Mensaje preestancia
Un mensaje preestancia es una comunicación enviada al huésped antes de su llegada para proporcionar instrucciones, normas y detalles del alojamiento.