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Was ist eine Datensicherung (Backup)?
Eine Datensicherung, auch Backup genannt, ist der Prozess des Kopierens von digitalen Daten von einem primären Speicherort auf ein sekundäres, separates Medium. Ziel ist die Wiederherstellbarkeit der Daten nach einem Datenverlust, der durch Hardwaredefekte, Softwarefehler, menschliches Versagen oder Cyberangriffe wie Ransomware verursacht werden kann.
Für Betreiber von Ferienunterkünften ist die regelmäßige Sicherung von Geschäfts- und Gästedaten ein fundamentaler Bestandteil der betrieblichen Sorgfaltspflicht und der IT-Sicherheit. Sie sichert die Geschäftskontinuität und schützt sensible Informationen.
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von Lodgify
So funktioniert es
Eine bewährte Methode ist die 3-2-1-Regel: Es sollten mindestens drei Kopien der Daten existieren, auf zwei unterschiedlichen Speichermedien, wobei eine Kopie extern (off-site) gelagert wird. Dies schützt vor lokalen Katastrophen wie Feuer oder Diebstahl.
Man unterscheidet verschiedene Backup-Arten. Ein Voll-Backup sichert alle Daten. Ein inkrementelles Backup sichert nur die Daten, die sich seit dem letzten Backup (egal welchen Typs) geändert haben. Ein differentielles Backup sichert alle Änderungen seit dem letzten Voll-Backup.
Als Speichermedien kommen externe Festplatten, Netzwerkspeicher (NAS) oder zunehmend Cloud-Dienste zum Einsatz. Letztere bieten oft automatisierte Backups und den Vorteil der externen Lagerung.
Warum das wichtig ist
Für Gastgeber und Verwalter ist eine Datensicherungsstrategie unerlässlich, um sensible Gästedaten (Namen, Adressen, Zahlungsdetails) und betriebswichtige Informationen (Belegungskalender, Buchungen, Finanzen) zu schützen. Ein Datenverlust kann zu erheblichen finanziellen Einbußen und Reputationsschäden führen. Zudem ist die Sicherstellung der Datenverfügbarkeit eine Anforderung der Datenschutzgesetze: in Deutschland und Österreich der DSGVO (Art. 32) und in der Schweiz des revDSG (Art. 8).
Beispiele
- Ein Gastgeber speichert wöchentlich eine Kopie seines Belegungskalenders und seiner Gästedatenbank aus dem PMS auf einer externen Festplatte.
- Eine Hausverwaltung nutzt einen Cloud-Dienst, der täglich automatisch alle Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Kommunikationsverläufe sichert.
- Nach einem Ransomware-Angriff auf den Bürocomputer kann ein Vermieter seine Geschäftsdaten aus einem externen Backup wiederherstellen und den Betrieb ohne Datenverlust fortsetzen.
- Ein Property Management System (PMS) bietet eine integrierte Backup-Funktion, die alle Daten auf geografisch getrennten Servern speichert.
Offizielle Quellen und Referenzen
Häufige Fragen zu Datensicherung (Backup)
Welche Daten sollte ich als Vermieter von Ferienwohnungen sichern?+
Wie oft sollte ich ein Backup durchführen?+
Bin ich durch die DSGVO oder das revDSG zu Backups verpflichtet?+
Reicht es, wenn mein Property Management System (PMS) Backups macht?+
Verwandte Begriffe
DSGVO für Gastgeber
Die DSGVO regelt, wie Gastgeber in der EU personenbezogene Daten von Gästen erheben, verarbeiten und speichern müssen, um hohe Bußgelder zu vermeiden.
Property Management System (PMS)
Ein Property Management System (PMS) ist eine Software zur zentralen Verwaltung von Ferienunterkünften, die Buchungen, Kalender und Gästekommunikation bündelt.
SaaS (Software as a Service)
SaaS ist ein cloudbasiertes Softwaremodell, bei dem Nutzer eine Anwendung über das Internet abonnieren, anstatt sie einmalig zu kaufen und zu installieren.
Gästekommunikation
Gästekommunikation umfasst alle Interaktionen zwischen Gastgebern und Gästen vor, während und nach dem Aufenthalt in einer Ferienunterkunft.