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Qu'est-ce qu'un autoresponder pré-arrivée ?
Un autoresponder pré-arrivée est une fonctionnalité logicielle qui permet d'envoyer automatiquement un message programmé aux voyageurs quelques jours ou quelques heures avant le début de leur séjour en location saisonnière. Ce message contient généralement les informations essentielles pour garantir une arrivée autonome et fluide, telles que l'adresse exacte du logement, les codes d'accès, les instructions de stationnement et un rappel du règlement intérieur.
Intégré à un système de gestion de propriétés (PMS) ou à une boîte de réception unifiée, cet outil personnalise le contenu pour chaque réservation en utilisant des balises dynamiques, évitant ainsi au gestionnaire de rédiger manuellement les mêmes consignes à chaque nouvelle arrivée.
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de Lodgify
Comment ça marche
Le fonctionnement repose sur la configuration de règles de déclenchement au sein de votre logiciel de location saisonnière. Vous définissez un délai précis, par exemple l'envoi du message 48 heures avant la date d'arrivée prévue du voyageur.
Le système utilise ensuite des variables dynamiques pour personnaliser le modèle de message. Il insère automatiquement le nom du client, les dates exactes de la réservation et le code unique de la boîte à clés ou de la serrure connectée généré pour ce séjour spécifique.
Une fois programmé, l'autoresponder s'exécute en arrière-plan pour toutes les réservations confirmées, que la réservation provienne de votre site web direct ou de plateformes de réservation en ligne, centralisant ainsi la communication.
Pourquoi c'est important ?
L'automatisation des messages pré-arrivée réduit considérablement la charge de travail manuel des hôtes et diminue le risque d'oubli. En fournissant des instructions claires de manière proactive, vous limitez les questions de dernière minute, rassurez les voyageurs et augmentez vos chances d'obtenir d'excellentes évaluations sur la communication. Pour centraliser et automatiser ces échanges, un outil comme la boîte de réception unifiée de Lodgify permet de programmer facilement tous vos messages aux voyageurs.
Exemples
- Envoi d'un e-mail 3 jours avant l'arrivée avec le lien vers le livret d'accueil numérique.
- Message SMS envoyé le matin du check-in contenant le code unique de la serrure connectée.
- Message automatisé via la messagerie Airbnb ou Booking.com rappelant l'heure limite d'arrivée et les règles de stationnement.
Ressources officielles et références
Questions fréquentes sur Autoresponder pré-arrivée
Quand faut-il envoyer le message automatique de pré-arrivée ?+
Quelles informations doivent figurer dans un autoresponder pré-arrivée ?+
L'autoresponder fonctionne-t-il avec toutes les plateformes de réservation ?+
Comment personnaliser un message automatique pour qu'il paraisse naturel ?+
Termes associés
Channel manager
Un channel manager est un logiciel qui synchronise automatiquement les calendriers, les tarifs et les réservations d'une location sur plusieurs plateformes.
Livret d'accueil
Le livret d'accueil est un document physique ou numérique fourni aux voyageurs pour faciliter leur séjour, contenant les règles, instructions et…
Chatbot IA
Un chatbot IA est un programme informatique utilisant l'intelligence artificielle pour interagir automatiquement avec les voyageurs en location saisonnière.
Arrivée tardive
Une arrivée tardive désigne l'enregistrement d'un voyageur dans une location saisonnière en dehors des horaires d'accueil standards définis par l'hôte.